Charte éthique

PRÉAMBULE

PHILAPOSTEL est une fédération d'associations régie par des statuts, adoptés en Assemblée Générale, complétés par un règlement intérieur, qui rappellent les fondements bénévoles et les grands principes de son activité.

Ses relations avec La Poste sont régies par une convention annuelle, qui lui prescrit, ainsi qu'aux associations qui composent PHILAPOSTEL, certaines obligations basées sur la gestion des risques, l'éthique et la déontologie. Une convention annuelle formalise le lien entre la Fédération nationale PHILAPOSTEL et chacune de ses associations.

Le monde dans lequel évolue PHILAPOSTEL exige le respect des valeurs éthiques associatives. Ce texte, adopté par le Conseil d'administration national, a pour but de rappeler les grands principes degouvernance régissant PHILAPOSTEL et ses associations, et l'ensemble des droits et devoirs attachés à la qualité d'adhérent (physique ou moral).

N.B. Le mot « PHILAPOSTEL » ci-dessous désigne à la fois la fédération nationale et les associations qui la composent.

RAISON D'ÊTRE

PHILAPOSTEL a pour but de servir les intérêts de ses adhérents et de leur offrir une gamme de services soit absents dans le marché de la collection, soit à des conditions intéressantes, notamment du fait de l'activité bénévole de ses responsables et du regroupement des bénéficiaires.

APPARTENANCE

PHILAPOSTEL a l'obligation de respecter les textes en vigueur dans le monde associatif, et de se soumettre aux obligations collectives de toute nature ayant base légale (neutralités politique, religieuse et syndicale ; obligations fiscales, de sécurité et de prévention des risques ; environnement légal et réglementaire ; etc.). Elle a également le devoir de privilégier l'intérêt collectif de ses adhérents sur leurs intérêts particuliers.

BÉNÉVOLAT

À tous les niveaux, PHILAPOSTEL est gérée par des bénévoles, qui n'ont droit à aucune rétribution pour les fonctions assurées. Ils peuvent uniquement prétendre à des remboursements de frais, sur production des justificatifs de ces dépenses engagées pour le service de l'association. Les règles de remboursement de ces frais sont établies par chaque structure (fédération et associations) et portées à la connaissance de tous ceux pouvant y prétendre.

PHILAPOSTEL a le devoir de reconnaitre et valoriser l'engagement de ces bénévoles, par tout moyen à sa convenance hormis un caractère financier. PHILAPOSTEL doit également assurer la protection de ses bénévoles sur tous les risques qu'ils encourent dans le cadre de leurs activités à son service (risques financiers, matériels, juridiques, etc.). L'association peut disposer d'employés, qui sont alors déclarés et rémunérés dans les conditions de droit commun et réalisent pour elle les activités qui leur ont été demandées par la direction de PHILAPOSTEL.

GESTION DES SERVICES ET ACTIVITÉS ET GESTION GÉNÉRALE DE PHILAPOSTEL

Dans toutes leurs actions au service de PHILAPOSTEL, ses bénévoles ne peuvent avoir pour seul but que le service désintéressé des adhérents et la pérennité de PHILAPOSTEL. PHILAPOSTEL a le devoir de protéger ses bénévoles des risques de conflit d'intérêt ou tout autre risque pouvant mettre en cause leur honorabilité ou leur intégrité morale.

GESTION FINANCIÈRE

Comme toute association, PHILAPOSTEL a l'obligation d'assurer ses dépenses et ses recettes avec le souci d'une saine gestion, afin d'une part d'équilibrer ses comptes de façon rigoureuse chaque année, et d'autre part de faire bénéficier ses adhérents de tous les avantages résultant de cette saine gestion (à travers les prix pratiqués et le montant de la cotisation). Les dépenses majeures et les orientations stratégiques de l'association doivent être décidées au sein de l'organe collectif de direction de l'association, émanation de l'ensemble des adhérents. Cet organe a également le devoir de contrôler les actions engagées par l'association, et l'obligation d'en rendre compte lors d'une assemblée générale annuelle, à laquelle chaque adhérent peut participer (dans le cadre des règles d'organisation de cette assemblée). Le patrimoine de l'association doit être entretenu avec rigueur et ne peut être utilisé qu'au service de l'intérêt de l'association.

ADAPTABILITÉ

L'association a le devoir de s'adapter à son environnement, afin de pouvoir garantir son existence présente et son avenir. Elle a le devoir d'anticiper sur les prestations proposées à ses adhérents afin que ceux-ci bénéficient de la meilleure performance possible (qualité, quantité, prix si gratuité impossible).

RELATIONS HUMAINES

Dans toutes les actions au sein de l'association, qu'elles soient ascendantes, descendantes ou collatérales, doivent être privilégiés la bienveillance, la convivialité, la sincérité, la solidarité, l'amitié, et le respect entre les adhérents.

COMPÉTENCES

L'association s'engage à former ses bénévoles à leur activité au service de tous, et à les accompagner par tout moyen à sa convenance, afin que les adhérents aient affaire à des spécialistes dans leur domaine.

OUVERTURE

Chaque adhérent a toute liberté pour s'exprimer au sein de l'association (sous réserve de non-atteinte aux droits individuels et collectifs de chacun et de respect des principes énoncés infra) et lui faire bénéficier de sa compétence.

DEVOIRS DES ADHÉRENTS

Chaque adhérent a le devoir de respecter les règles de vie collective de l'association et les droits individuels des autres adhérents, liés ou non au fonctionnement de l'association.

IMAGE ET DÉFENSE DE L'ASSOCIATION

Toute personne agissant au nom de PHILAPOSTEL contribue, à son niveau, au renom et à la défense de l'image de PHILAPOSTEL, et doit donc le faire dans le respect des valeurs rappelées dans ce texte. Lorsque deux intérêts liés à PHILAPOSTEL entrent en conflit, un arrangement amiable doit être recherché ; s'il n'est pas trouvé, il appartient à l'organe collectif de direction de l'association d'adopter la solution la plus en adéquation avec les principes de cette charte déontologique.

RESPECT DE LA VIE PRIVÉE

L'association a le devoir de respecter la vie privée de ses adhérents et ne peut communiquer sur leurs données qu'avec leur assentiment dûment exprimé. En particulier, elle a le devoir de gérer les aspects numériques de sa relation avec les adhérents dans le strict respect des textes et normes en vigueur. Un membre de l'organe collectif de direction de l'association est chargé de l'application du dossier dit « RGPD ».